S-a lansat ghidul întâlnirilor bune!

În primul rând sunt prea multe, agenda neclară, prea mulți participanți, durează prea mult. Și tot mai des ajungem să ne vedem pe același subiect, din nou și din nou, doar pentru că nimeni nu-și amintește ce s-a discutat în ultima oară. 

Este exagerat? Poate un pic, dar să fim sinceri, de foarte multe ori ne simțim prinși în meetinguri nesfârșite și frustrați din această cauză. Continuăm însă să programăm și să participăm la întâlniri chiar dacă suntem de acord, unele dintre ele sunt inutile.

Cum rezolvăm asta? Nu este atât de ușor. 😊
Nu există un remediu unic pentru dependența de întâlniri.

Dar inițiativa  Corinei Maxim, Senior Manager Metodologie si Procese de Creditare propune câteva reguli simple adresate atât managerilor, cât și echipelor lor pentru a evita întâlnirile proaste și a lucra împreună pentru norme mai sănătoase, interacțiuni mai eficiente și calendare mai curate.
Iată mai jos regulile propuse, extrase din ghid.

Să vă fie de folos și dați feebdack pentru ca acest ghid al întâlnirilor bune să devină tot mai bun.

8 reguli pentru întâlniri bune

Principiile unei întâlniri bune

1. Mai puțin înseamnă mai eficient; nu programa întâlniri dacă ai nevoie de decizia unui singur om sau dacă doar trebuie să informezi colegii - e mai simplu să trimiți doar un email.
2. O întâlnire reușită începe înainte de a intra în sala de reuniuni: asigură-te că participă oamenii potriviți, obiectivele sunt clare și concrete (scop și rezultatele), există o agendă clară iar informațiile de care este nevoie pentru luarea deciziilor au fost transmise în avans. Dacă ești organizator, pregătește și trimite dinainte întrebările! Dacă ești participant, vino pregătit!
3. Cea mai mare parte a timpului unei întâlniri trebuie petrecută discutând și luând decizii: setează ordinea subiectelor și alocă timpul necesar pentru fiecare; propune-ți ca întâlnirile să fie cât mai scurte posibil dar estimează corect durata lor în funcție de obiective și subiecte.
4. Durata întâlnirii trebuie reamintită: între 15-45 de minute, exceptând workshop-urile sau Comitetele care pot dura maxim 90 de minute; Respectăm timpul fiecăruia începând și terminând la timp.
5. Rolul fiecăruia în întâlniri este cunoscut, nu există spectatori! Păstrează numărul de participanți redus. Ex: nu mai mult de 10 participanți într-un meeting, nu mai mult de 2 participanți din aceeași echipă).
6. Dezbaterile sunt sănătoase; cele mai bune decizii sunt luate atunci când perspectivele diferite sunt auzite și contestate înainte de luarea unei decizi.
7. Next steps sunt foarte importanți; Nu finalizați întâlnirea fără să știți exact Cine este responsabil pentru Ce și Când este deadline-ul și apoi urmăriți progresul.
8. Regulile sunt importante; aderă la principiile unei întâlniri eficiente și monitorizează aplicarea lor. 

BRD meeting etiquette

• Setează obiective, scop & priotități clare în textul invitației la întâlnire.
• Pregătește și trimite materiale și întrebări în avans ( min 24h înainte de meeting).
• Invită doar participanții care au un rol clar ( și nu invita mai mult de 2 participanți din aceeași echipă).
• Respectă durata maximă a întâlnirii (30/45/90 min) în funcție de obiectivul întâlnirii.
• Fie că ești participant sau organizator, vino pregătit la întâlnire.
• Spune tot ce ai de spus la întâlnire, nu aștepta alt moment pentru a pune întrebări sau a emite opinii
• Ia notite și asigură-te că există follow up.
• Evaluați eficiența întâlnirii și implementați schimbări dacă este cazul, pentru următoarele întâlniri:
• Implementați no-blaming culture în întâlniri:

- Nu judeca, întâi ascultă argumentele.

- Contribuie la discuție cu idei și feedback constructiv.

Manualul întâlnirilor bune

1. Instrumente alternative de comunicare

Folosește emailul sau alte canale colaborative pentru a trimite informații sau update-uri.

De ce sunt importante?

Evitați întâlnirile inutile.Economisiți timp, păstrați eficiența.

Când se folosesc?

Pentru situații de tipul informări sau sarcini neurgente sau pentru decizii care pot fi luate de o singură persoană.

Cum se folosește?

Folosește e-mailuri/telefon/mesaje pe Teams.

2. Modelul  SRP

Înainte de lansarea invitației, definește de ce este importantă întâlnirea, care este obiectivul și cum se va derula ea.

De ce este important?

Ne asigurăm că întâlnirea este orientată către rezultate .

Când se folosește?

Înaninte de programarea întâlnirii. Respectă durata (45/90 min) în funcție de obiectiv.

Cum se folosește?

Trimite invitația cu o agendă clară (scop, rezultate, proces) Pregtătește materialele și întrebările și trimite-le cu minim 24 h înainte de întâlnire.

3. Regula de 2 pizza

Dacă ai nevoie de 2 pizza ca să hrănești participanții la întâlnire, înseamnă că sunt prea mulți.

De ce este important?

Păstrează întâlnirile reduse și cu obiective clare.

Când se folosește?

Înainte de trimiterea invitațiilor.

Cum se folosește?

Invită doar participanții esențiali, în funcție de obiectivul întâlnirii.

4. Listă de acțiuni și follow up

Distribuie task-urile și asigură-te că sunt îndeplinite .

De ce este important?

Întâlnirile devin acționabile și se asigură responsabilitatea fiecăruia.

Când se folosește?

La finalul întâlnirilor. Folosește ultimele 5 minute pentru a trage concluziile și a stabili pșașii următori ( ce, cine când?).

Cum se folosește?

Atribuiți sarcini și urmăriți finalizarea acestora.